Bewerbungen
Eingegangene Bewerbungen sichten, Status setzen, absagen und Fristen einhalten.
Teil des Hr-Plugins
Dieses Modul ist kein Standard-Feature von flowagents. Es wird über das Hr-Plugin bereitgestellt und muss von einem Admin im Marketplace aktiviert werden.
Hier laufen alle Bewerbungen zusammen — über alle Stellen hinweg, in einer Liste. Die Ausschreibungen selbst pflegst du unter Stellen.
Wer was sieht
Die Personalabteilung sieht alle Bewerbungen. Wer bei einer Stelle als verantwortlich eingetragen ist, sieht zusätzlich die Bewerbungen genau dieser Stelle — ohne weitere Freigabe und ohne Zugriff auf den Rest.
Jeder Zugriff auf eine Bewerbung und jeder Download einer Datei wird protokolliert.
Status setzen
Eine Bewerbung durchläuft sechs Stufen:
Neu → Gesichtet → Eingeladen → Angebot → Eingestellt, dazu Abgesagt und Zurückgezogen.
Drei davon lösen etwas aus:
- Eingeladen — bei Stellen, die das Gehalt erst im Gespräch nennen, wirst du hier an die Mitteilung der Spanne erinnert.
- Abgesagt — startet die Löschfrist. Ab diesem Datum werden die Daten sechs Monate aufbewahrt und dann automatisch gelöscht.
- Eingestellt — führt zum Übernahme-Dialog, aus dem ein Mitarbeiter-Entwurf entsteht.
Zurückgezogen setzt du, wenn die Bewerberin selbst absagt. Dabei geht keine Absage-Mail raus.
Unterlagen
Lebenslauf und Anhänge werden immer heruntergeladen, nie im Browser angezeigt. Die Download-Links gelten nur eine Minute; danach klickst du einfach erneut.
Aufbewahrung und Löschung
Bewerbungsdaten werden sechs Monate nach der Absage vollständig gelöscht — Datensatz und Dateien. Das ist keine Einstellungssache, sondern läuft automatisch.
Drei Ausnahmen:
- Talentpool — hat die Bewerberin zugestimmt, sind es zwölf Monate ab ihrer Einwilligung. Widerruft sie, gilt wieder die kurze Frist.
- Löschsperre — wenn ein Verfahren läuft, setzt du an der Bewerbung eine Sperre. Solange sie steht, wird nichts gelöscht.
- Nie beschieden — Bewerbungen ohne Antwort werden spätestens zwölf Monate nach Eingang gelöscht.
Löschsperre bei rechtlichen Auseinandersetzungen
Macht jemand Ansprüche geltend, setze sofort die Löschsperre. Ohne sie löscht das System nach Ablauf der Frist genau die Unterlagen, die ihr zur Verteidigung braucht.
Absagen
Setzt du eine Bewerbung auf Abgesagt, öffnet sich die fertige Absage-Mail zur Ansicht. Du kannst den Text anpassen, abschicken — oder überspringen, etwa wenn du bereits telefoniert hast. Der Status gilt in beiden Fällen.
Den Standardtext hinterlegst du unter Einstellungen → HR → Karriereseite.
Platzhalter: {'{{'}vorname{'}}'}, {'{{'}stelle{'}}'}, {'{{'}firma{'}}'}.
Wenn eine Mail nicht ankommt
Ein Zustellfehler steht direkt an der Bewerbung, mit einem Knopf zum erneuten Versuch. Ignoriere ihn nicht: Der Bewerber wartet, und die Löschfrist läuft trotzdem weiter.
Jemanden einstellen
Der Statuswechsel auf Eingestellt öffnet einen Übernahme-Dialog. Daraus entsteht ein Mitarbeiter-Entwurf — die Onboarding-Einladung verschickst du später selbst, wenn der Vertrag steht.
Übernommen werden Name, Kontakt und die Stellendaten. Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Steuerdaten und Anschrift kommen nicht mit: Danach durften wir im Bewerbungsverfahren nicht fragen, sie kommen aus dem Self-Service. Auch das Gehalt wird nicht vorbelegt.
Im selben Dialog wählst du, welche Unterlagen in die Personalakte kopiert werden — nichts ist vorbelegt. Zeugnisse gehören oft hinein, ein Anschreiben praktisch nie.
Sammelabsage
Der Dialog bietet an, den übrigen Bewerbern abzusagen, und listet sie namentlich auf. Prüfe die Liste und hake ab, wer als Nachrücker infrage kommt — die Mails sind sonst raus, bevor du es dir anders überlegen kannst.
Wenn ein Bewerber Auskunft oder Löschung verlangt
Beides erledigst du direkt an der Bewerbung:
- Datenauskunft erzeugen lädt ein ZIP mit allen gespeicherten Angaben, dem Statusverlauf und den hochgeladenen Dateien herunter.
- Sofort löschen entfernt alles unwiderruflich, unabhängig von der Frist. Ist eine Löschsperre gesetzt, geht das bewusst nicht — erst die Sperre lösen.
Die Frist läuft
Auf ein Auskunftsersuchen musst du innerhalb eines Monats antworten. Schiebe es nicht auf.