Automationen

Automationen nehmen dir wiederkehrende Handgriffe ab: Ein Ereignis in deinem System — etwa eine neue Bestellung, eine Bestandsänderung oder ein neues Servicedesk-Ticket — löst eine Automation aus, die dann Bedingungen prüft und Aktionen ausführt. Ganz ohne Code.

So funktioniert eine Automation

Jede Automation besteht aus drei Bausteinen:

• Trigger — das Ereignis, das die Automation startet (z. B. „Bestellung erstellt").
• Bedingungen — optionale Prüfungen, die entscheiden, ob und wie es weitergeht (z. B. „Bestellwert über 500 €").
• Aktionen — was passieren soll: eine FlowHub-Aufgabe anlegen, ein Servicedesk-Ticket erstellen, Daten schreiben und mehr. Auch Wartezeiten (auf eine Kundenantwort) und Freigaben (ein Mensch entscheidet) sind Bausteine.

Neue und geänderte Automationen starten immer inaktiv — das Scharfschalten ist ein bewusster Schritt. So geht nie versehentlich eine halbfertige Automation in Betrieb.

Installation

Du installierst das Plugin unter Einstellungen → Marktplatz → Automationen. Der Installations-Assistent fragt dabei zwei Dinge ab:

1. Rollen — welche Rollen dürfen Automationen erstellen und verwalten? Standardmäßig nur Admins. Wer das Modul hat, darf bauen, ansehen, anhalten und Läufe einsehen — eine einzige Berechtigungsstufe, kein Viewer-Split.
2. Benachrichtigungsempfänger — wer wird informiert, wenn eine Automation fehlschlägt oder automatisch angehalten wird?

Beides kannst du jederzeit später ändern: die Rollen unter Einstellungen → Unternehmen → Team, die Empfänger in den Plugin-Einstellungen.

Das Dienstkonto „Automation"

Bei der Installation legt flowagents automatisch ein anmeldefreies Dienstkonto „Automation" für deinen Mandanten an. Alle Aktionen von Automationen laufen unter diesem Konto. Der Vorteil: In jedem Verlauf und Protokoll ist eindeutig sichtbar, dass eine Automation gehandelt hat — nicht ein Teammitglied. Anmelden kann sich mit diesem Konto niemand.

Wo du deine Automationen findest

Nach der Installation erscheint der Hauptmenüpunkt Automationen in der Navigation — für alle Rollen, die das Modul haben. Dort siehst du alle Automationen deines Unternehmens mit ihrem Status:

• Aktiv — die Automation läuft und reagiert auf ihre Trigger.
• Inaktiv — die Automation ist angelegt, aber nicht scharfgeschaltet.
• Auto-angehalten — die Automation wurde vom System angehalten (z. B. weil sie ungewöhnlich oft ausgelöst wurde) und wartet auf deine Prüfung.

Der Builder

Ein Klick auf eine Automation (oder auf Neue Automation) öffnet den visuellen Builder: eine Arbeitsfläche, auf der du Trigger, Bedingungen und Aktionen als Karten anordnest und mit Kanten verbindest. Die Konfiguration des ausgewählten Knotens bearbeitest du in der Seitenleiste rechts; in Textfelder kannst du Daten-Chips einfügen (z. B. die Bestellnummer aus dem Trigger), die zur Laufzeit durch echte Werte ersetzt werden.

Der Builder speichert nicht automatisch: Änderungen sammeln sich als Entwurf, den du mit Speichern (auch Cmd+S) sicherst. Scharf schalten prüft den Entwurf — fehlen Pflichtangaben an einem Knoten, zeigt der Builder die betroffenen Stellen an und die Automation bleibt inaktiv, bis alles gefüllt ist. Jede Veröffentlichung wird als unveränderliche Fassung eingefroren; über die Versionsliste kannst du jederzeit auf eine frühere Fassung zurückwechseln.

Vorlagen

Du musst nicht bei null anfangen: Die Vorlagen-Bibliothek enthält fertige Automationen für die häufigsten Fälle. Du findest sie an zwei Stellen — im Start-Overlay einer neuen, leeren Automation und über den Button Vorlagen in der Automationsliste (/automations/templates).

Zum Start enthalten sind fünf Vorlagen:

• Bestandswarnung — Bestand einer Variante fällt unter deinen Schwellwert → FlowHub-Aufgabe für den Einkauf.
• Reklamations-Eskalation — eine Reklamation wartet zu lange ohne Antwort → Mail an den Kunden + Eskalations-Aufgabe an die Teamleitung.
• Shopify-Push — ein Artikel erreicht deinen Zielstatus → zu Shopify pushen + Saison-Tag setzen (diese Vorlage liefert das Shopify-Plugin mit).
• Wochenreport Wareneingänge — montags 8 Uhr → Report über offene Wareneingänge per E-Mail an feste Empfänger.
• Adressklärung — Bestellung mit unvollständiger Lieferadresse → der Servicedesk fragt den Kunden, der Lauf wartet auf die Antwort, übernimmt die Adresse und schließt das Ticket; bleibt die Antwort aus, entsteht eine Aufgabe für den Support.

So funktioniert es: Beim Klick auf eine Vorlage öffnet sich ein kurzer Ausfüll-Dialog, der nur die wenigen Platzhalter abfragt (z. B. Schwellwert, Board-Spalte, Empfänger). Danach landest du im Builder auf einer normalen Entwurfs-Automation — eine eigenständige Kopie ohne Verbindung zur Vorlage, die du frei anpassen kannst. Sie startet wie jede neue Automation inaktiv.

Vorlagen, die Knoten eines nicht installierten Plugins brauchen (z. B. der Shopify-Push ohne Shopify-Plugin), erscheinen ausgegraut mit einem Hinweis und einem Link in den Marketplace. Vorlagen mit Knoten aus Modulen, die deine Rolle nicht sehen darf, werden gar nicht angezeigt.

Deinstallation

Beim Deinstallieren bleiben deine Automationen erhalten: Definitionen, Fassungen und die Lauf-Historie liegen weiter in der Datenbank, alle Automationen werden deaktiviert und das Modul wird aus den Rollen entfernt. Installierst du das Plugin später erneut, findest du alles inaktiv wieder vor und kannst gezielt neu scharfschalten.