Bestellungen
Lieferantenbestellungen anlegen, Positionen erfassen und den Bestellwert im Blick behalten.
Eine Lieferantenbestellung (Purchase Order, kurz PO) ist die vom Einkauf erfasste Bestellung bei einem Lieferanten — das Soll-Dokument für eine erwartete Warenlieferung. Sie hält fest, welche Varianten in welcher Menge zu welchem Einkaufspreis bestellt wurden, und bekommt automatisch eine fortlaufende Nummer im Format PO-2026-0001.
Einkaufspreise sind sensible Daten. Das Einkaufs-Modul ist standardmäßig nur für Admins sichtbar; weitere Teammitglieder schaltet ein Admin unter Einstellungen → Unternehmen → Team frei.
Bestellung anlegen
- Öffne Einkauf → Bestellungen und klicke auf Bestellung anlegen.
- Wähle den Lieferanten aus der Suchliste.
- Die Bestellung wird als Entwurf angelegt und du landest direkt auf der Detailseite.
Ein Entwurf ist die private Arbeitsfläche des Einkaufs: Er kann über Tage wachsen (z. B. während einer Order-Messe) und ist frei editierbar, bis die Bestellung tatsächlich beim Lieferanten platziert wird.
Positionen erfassen
Auf der Detailseite fügst du über Variante hinzufügen Positionen hinzu — gesucht wird nach SKU, EAN oder Artikelname. Bestellt wird immer eine konkrete Variante (Größe einer Farbe), nicht ein Freitext: Nur so kann der spätere Wareneingang gescannte Ware automatisch gegen die Bestellung abgleichen.
- Menge und EK-Preis sind direkt in der Tabelle editierbar.
- Der EK-Preis wird automatisch aus dem Artikel vorbelegt (Einkaufspreis der Farbe aus der Artikelverwaltung). Er ist ein Schnappschuss: Ein verhandelter Messe- oder Mengenpreis darf abweichen, und spätere Preisänderungen im Artikel ändern bestehende Bestellungen nicht.
- Dieselbe Variante ein zweites Mal hinzuzufügen erhöht die Menge der bestehenden Position.
Kopfdaten
Im Bereich Bestelldaten pflegst du:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Lieferant | Bei wem bestellt wird |
| Währung | Eine Währung pro Bestellung (Standard EUR) |
| Ziel-Standort | Optionaler Hinweis, für welchen Standort die Ware gedacht ist — rein informativ |
| Erwartetes Lieferdatum | Wann die Lieferung erwartet wird |
| AB-Nummer / Auftragsbestätigung | Hat der Lieferant die Bestellung bestätigt? Mit Referenznummer der Auftragsbestätigung |
| Notizen | Freitext für interne Hinweise |
Änderungen speicherst du explizit über Speichern (oder Cmd+S / Strg+S).
Bestellwert und Status
Die Liste unter Einkauf → Bestellungen zeigt pro Bestellung Lieferant, Status, Anzahl Positionen und den Bestellwert (Summe aus Menge × EK-Preis aller Positionen, in der Bestellwährung). Die Bestellnummer lässt sich per Klick kopieren.
Eine Bestellung durchläuft den Lebenszyklus Entwurf → Bestellt → Teilweise geliefert → Geliefert, daneben gibt es Storniert und Abgeschlossen (manueller Abschluss mit Restmenge). Aktuell wird der Entwurf-Status unterstützt — das Platzieren der Bestellung und der bestellbezogene Wareneingang folgen in den nächsten Ausbaustufen. Entwürfe lassen sich jederzeit wieder löschen.